Minden országnak külön taggyűlése van, ahol Cégalapítást és/vagy Könyvelést végeznek.
Minden tag a regisztrációja során megválaszthatja, hogy melyik ország taggyűlésébe kíván csatlakozni. (ahol tevékenységet végez)
A Tagozatok (Országok) legfőbb szerve a taggyűlés. A taggyűlésen minden olyan szövetségi tag jogosult részt venni, aki nem áll a tagsági jogoktól való felfüggesztés határozat hatálya alatt.
Egy tag, több tagozati taggyűlésen is részt vehet.
A tagsági viszony Meghatározásai:
- Szövetségi tag
- Pártoló tag
- Tiszteletbeli tag
- Megválasztott tag
- Levelező tag
- Kiemelt tag
A taggyűlés minden egyes ország saját tagjaiból áll, akik érvényes tagsággal rendelkeznek, amelyek vélemény nyilvánítását a vezetőségen keresztül juttatja el a IFCFA Szövetség mindenkori elnökségének.
A taggyűlés hatáskörébe tartozik a következő döntések meghozatala:
- a Tagozat, más Szövetséggel, Egyesülettel, Clubbal való egyesülésének vagy feloszlásának kimondása,
- Javaslattételi szavazás az elnökség, a vezetőség, és a bizottságok részére
- Egyéb teendők megszavazása
- A taggyűlést a vezetőségi elnök évente legalább egyszer köteles összehívni. A taggyűlést akkor is össze kell hívni, ha azt a bíróság elrendeli, illetve, ha azt a Tagozat tagjainak legalább egytizede az ok és cél megjelölésével kéri.
- A taggyűlést – a napirend közlésével – elektronikus levélben, írásban kell összehívni. A meghívót a tag által erre a célra megadott e-mail címre kell megküldeni. A meghívónak a taggyűlés kezdő időpontját 30 nappal megelőzően kell a tagokhoz megérkeznie. Amennyiben a meghívó átvételének tényét és időpontját a tag a kiküldést követő 5 napon belül nem igazolja vissza, a meghívót postai úton, igazolható módon is meg kell küldeni részére úgy, hogy az a taghoz a taggyűlés megtartását legalább 5 nappal megelőzően megérkezhessen.
- Biztosítani kell, hogy a meghívó kiküldését megelőzően a Szövetség tagozatának tagjai a taggyűlés napirendi pontjaira javaslatot tehessenek. Ennek érdekében a Szövetség honlapján a taggyűlés tervezett napirendjét a taggyűlési meghívó kiküldését megelőzően legalább 25 nappal közzé kell tenni. A javaslattételre legalább 10 napot kell biztosítani. Ennek biztosítását a Vezetőség továbbítja a titkárság felé.
- A Taggyűlés megtartása videokonferenciával, illetve személyes megjelenéssel a szövetség helyi tanácstermében is megtartható.
- A tag a napirenden szereplő és a taggyűlési meghívóval – vagy azt követően – e-mailben megküldött, a vezetőségi elnökség által előterjesztett, a taggyűlés hatáskörében eldöntendő előterjesztéshez módosító indítványt nyújthat be. A módosító indítványt írásban a taggyűlést megelőző 10. napig a Szövetség címére e-mailben, illetve a taggyűlésen szóban lehet előterjeszteni. Az írásban beterjesztett módosító indítvány csak akkor tárgyalható, ha az előterjesztő a taggyűlésen jelen van.
- A taggyűlés akkor határozatképes, ha azon a tagok több mint fele részt vesz. A határozatképességet a taggyűlés napján szavazásra jogosultak létszáma alapján kell megállapítani.
- Megismételt taggyűlést akkor lehet tartani, ha a taggyűlés nem határozatképes. A megismételt taggyűlést az eredeti taggyűlési meghívóban az eredeti taggyűlés napjára lehet összehívni. A taggyűlés a résztvevők számától függetlenül határozatképes, ha a távolmaradás jogkövetkezményeit és a megismételt taggyűlés időpontját és helyét a meghívó tartalmazza. A megismételt taggyűlésen kizárólag az eredeti meghívóban rögzített napirendi pontok tárgyalhatóak meg.
- A taggyűlés levezető elnökét a vezetőségi Elnökség jelöli ki, -szavazás útján- aki a taggyűlési jegyzőkönyvvezetőt is, és a jegyzőkönyvet hitelesítő két tagot is köteles kiválasztani.
- A taggyűlésen csak a meghívóban rögzített napirendi pontok tárgyalhatók meg. A kiküldött meghívóban szereplő napirenden túli javaslatok csak akkor vehetők napirendre, ha a taggyűlésen minden szavazásra jogosult tag jelen van, és többségük ezzel egyetért.
- A taggyűlés döntéseit – ha az Alapszabály másként nem rendelkezik – a jelenlévő tagok szótöbbségével, nyílt szavazással hozza. A jelenlévő tagok 20 %-nak indítványára a taggyűlés írásban, titkosan köteles szavazni.
A taggyűlés Titkosan, írásbeli szavazással dönt
- Az elnök, és a munkacsoportok tagjainak megválasztásáról, visszahívásáról,
- A Tagozat más Szövetséggel, Egyesülettel, Clubbal való egyesüléséről, feloszlásának kimondásáról.
- A titkos szavazás lebonyolítására a taggyűlés szavazatszámláló bizottságot köteles választani.
A taggyűlésen jelen lévő tagok kétharmadának szavazata szükséges:
- Az Alapszabály módosításához,
- A Tagozat más Szövetséggel, Egyesülettel, Clubbal való egyesülésének vagy feloszlásának kimondásához,
- Az elnök, és a munkacsoportok tagjainak megválasztásához, vagy anak visszahívásához
- Nyílt szavazás esetén a taggyűlés vezető elnöke köteles elrendelni a szavazást, és a leadott szavazatok szavazatszámlálók bevonásával történő megszámlálását. A szavazatok számlálását a levezető elnök az alelnökök bevonásával felügyeli, összesíti a szavazatszámlálók által megszámolt szavazatokat és kihirdeti annak az eredményét.
Konzultáció és véleménynyilvánítás elektronikus úton
- A vezetőségi Elnökség erre vonatkozó külön döntése alapján a taggyűlést megelőzően a tagokkal előzetes konzultáció folytatható le elektronikus úton (a továbbiakban: elektronikus konzultáció), melynek keretén belül véleménynyilvánító szavazás is elrendelhető.
- Az elektronikus konzultációt a Szövetség által üzemeltetett https://ifcfa.org felületen, a taggyűlés napját tartalmazó témaként kell megjeleníteni. Az elektronikus konzultáció nem tekinthető sem taggyűlésnek, sem taggyűlésen kívüli határozathozatalnak. Az elektronikus konzultáció időtartama legalább 24 óra, legfeljebb 168 óra lehet. Az elektronikus konzultáció nyelve az adott ország hivatalos nyelve.
- Az elektronikus konzultációnak a Szövetség honlapján történő közzétételében pontosan rögzíteni kell az elektronikus konzultáció kezdő időpontját, a hozzászólásokra, vitára rendelkezésre álló időkeretet, a vita lezárásának időpontját, valamint a határozati javaslatokról történő szavazás záró időpontját.
- Az elektronikus konzultáció moderátorát a vezetőségi Elnökség jelöli ki. A moderátor felelős az elektronikus konzultációnak az Alapszabály rendelkezései szerinti megtartásáért.
- Az elektronikus konzultáción az a tag vehet részt, aki a https://ifcfa.org az elektronikus működtetésért felelős alelnöktől hozzáférési jogosultságot kapott. A hozzáférési jogosultság eredeti időpontban való kiadásakor az alelnök válaszüzenettel ellenőrzi a tag által megadott elektronikus e-mail cím azonosságát és a tag személyazonosságát.
- A hozzáférési jogosultságot az elektronikus működtetésért felelős alelnök minden olyan tagnak köteles kiadni, aki személyazonosságát igazolta, és nem áll a tagsági jogoktól való felfüggesztés hatálya alatt. A tag köteles gondoskodni arról, hogy hozzáférési jogosultságával más illetéktelen személy ne élhessen vissza.
- A vita lezárását követően a konzultáció levezető elnöke – a Vezetőségi Elnökség ilyen irányú előzetes döntése esetén – a vezetőségi Elnökség által meghatározott kérdéseket bocsát szavazásra.
- A moderátor köteles a tagok részére a szavazatok leadásához elegendő időt biztosítani. A szavazást az elektronikus konzultáció meghirdetésekor előre meghatározott időpontban le kell zárni. Az ezt követően leadott szavazatokat érvénytelennek kell tekinteni.
- A https://ifcfa.org oldalra telepített szoftver nyílt szavazás esetén a szavazók azonosítóival együtt regisztrálja a szavazatokat. Titkos szavazás kizárólag a Szövetségtől független informatikai szolgáltató közreműködésével és olyan szoftverrel bonyolítható le, amellyel biztosítható, hogy a leadott szavazatokat utólag se lehessen beazonosítani annak leadójával.
- A szoftver erre való alkalmasságáról az elektronikus működtetésért felelős alelnök – annak első alkalmazását megelőzően – köteles megfelelő szakértő véleményét megkérni, és azt a Szövetség honlapján a tagok számára hozzáférhetővé tenni. Legalább száz tagnak az elektronikus konzultáció során tett kérése esetén a titkos szavazás hitelesítésére a Szövetség közjegyző közreműködését köteles igénybe venni.
- A szavazás eredményét – titkos szavazás esetén is – az elektronikus működtetésért felelős alelnök állapítja meg és hirdeti ki.
- Az elektronikus konzultáción leírtakat és a szavazás eredményét hiteles módon, úgy kell rögzíteni, hogy az a késöbbiekben is ellenőrizhető legyen. Az elektronikus konzultáció bejegyzéseit és a szavazásokat a Szövetség által fenntartott elektronikus tárhelyen meg kell őrizni, és folyamatosan megtekinthetővé kell tenni minden olyan személy számára, aki a Szövetség https://ifcfa.org címén ehhez a tárfelületen őrzött fórumbejegyzésekhez jogszabályi felhatalmazás okán hozzá kíván férni.
- Az előzetes konzultáción elhangzott vélemény és a megtartott szavazás eredménye a Szövetség egyetlen szerve döntésének sem tekinthető, nem helyettesíti a Szövetség szerveinek jogszabályban és az Alapszabályban biztosított hatáskörében hozandó döntéseit. Az elektronikus konzultáció keretében megtartott szavazás kizárólag véleménynyilvánító jellegű, a Szövetség vezető tisztségviselőire és testületi szerveire kötelező erővel nem bír.